Situación: El Municipio Autónomo de Ponce Administra un Presupuesto General
(Fondo General) de $96,495,610 combinados con fondos federales ascendentes a $47,238,527 para un total de $143,734,137. Alrededor de treinta Dependencias Municipales, sesenta fondos especiales y ciento cincuenta y dos cuentas bancarias. Poseen propiedades incluyendo maquinaria, equipo e infraestructura, terrenos cuya valoración actual asciende a $344,110,511.
El Departamento de Finanzas utiliza sus recursos internos en la preparación de los Estados Financieros, Liquidaciones Presupuestarias, Conciliaciones Bancarias, Preparación y Administración del Presupuesto, administra un programa centralizado de compras, cuentas a pagar, propiedad municipal, seguros y recaudaciones utilizando VIRTUAL COLLECTOR©. El Departamento cuenta con sesenta y cinco compañeros preparados y comprometidos que utilizan los recursos y el sistema para maximizar resultados. La plantilla total de empleados y participantes de WIOA al día de hoy es de 2,116 puestos. Utilizan STAFF-M© y SIMA© para el manejo y administración del activo más importante del Municipio, los Recursos Humanos.
Misión
El Municipio Autónomo de Ponce procura el bienestar de sus residentes utilizando de forma eficiente y responsable todos sus recursos, entre éstos, el más preciado, su gente. Para ello, recurren a la contínua renovación de estrategias y políticas públicas, como alianzas, que les conduce por senda segura hacia el crecimiento sustentable y balanceado, donde el respeto por la diversidad propicia el enriquecimiento y el apoderamiento que les permite asumir el control de sus asuntos. De esta manera la sociedad ponceña será una próspera, justa y participativa, capaz de ofrecer a la región sur, y a Puerto Rico, el más auténtico patrimonio de lo que representa la ciudad señorial. El Departamento de Finanzas y Presupuesto del Municipio Autónomo de Ponce tiene como encomienda principal salvaguardar los recursos financieros, proveer confiabilidad y certeza en la administración y establecimiento de medidas dirigidas a buscar equilibrio óptimo en el manejo de recursos financieros y maximizar los mismos.
En el 2016-2017 la administración municipal adquirió el sistema de contabilidad. En febrero del 2021 comenzaron con la implementación del flujo de trabajo. trabajamos en los puntos que mencionamos a continuación:
Utilizar y maximizar la utilización del módulo de activos en el sistema mecanizado de contabilidad SIMA©:
- Han logrado registrar toda la propiedad nueva adquirida
- Actualización de inventario perpetuo
- Identificación de deficiencias y manejo de discrepancias
- Facilitar el plan de decomización establecido
El Municipio está utilizando el sistema mecanizado SIMA© para las operaciones financieras y de recursos humanos desde el año 2017. Los módulos adquiridos mediante SIMA© son los siguientes:
- SIMA© – Operaciones financieras
- Requisiciones – Órdenes de compras
- INGRESYS© – Registros de recaudos mediante la oficina de recaudaciones
- STAFF-M© – Registros de nóminas y recursos humanos
- Activos – Registro de propiedad mueble e inmueble
Recientemente adquirieron STREAMLINE© Registro de Licitadores:
- El Registro de Licitadores facilitará el proceso de adquisición, dando la oportunidad a un mayor número de suplidores que cumplan con la Ley y reglamento.
- Promover la participación de Suplidores de Ponce y de la región, pero sin limitarse de manera que puedan conseguir mejores ofertas.
Comenzaron a reunirse para promover y tomar acción sobre maximizar el uso de ONEVIEW e implementar el manejo de inventario de almacenes utilizando el Módulo de Manejo de Requisiciones.
Política Pública
La Política Pública del Municipio está enfocada hacia la transparencia y eficiencia de los recursos tanto humanos como tecnológicos. Rendición de cuentas claras a los ciudadanos sobre la utilización correcta de los fondos públicos.
Para ellos dirigir dicha política pública requirió atemperar procesos a sus necesidades, actualizar sistemas y adiestrar personal capacitado para ejecutar el plan de trabajo.
Antes de las soluciones, la disponibilidad de datos confiables y el sistema requerían mayor esfuerzo de tiempo y recursos para lograr objetivos.
Resultados
Con la solución de Flujo de Trabajo en el área de Recursos Humanos ha resultado ser una herramienta excelente para el proceso de pago de nómina. Este cumple con los requerimientos según la ley y agiliza el desembolso de la nómina.
El departamento genera los talonarios de forma digital donde se envían electrónicamente a los empleados. Las verificaciones de empleo son procesadas desde el mismo sistema y el empleado no tiene que esperar más de un día para recibir la misma. Esto permite generar los informes de balances de licencias, de manera que el empleado puede saber de forma más inmediata cuáles son sus balances al momento de planificar las mismas.
Otros resultados que el Municipio ahora disfruta son:
- Registrar grandes cantidades de transacciones de manera rápida, precisa y confiable
- Tener datos disponibles a tiempo para la toma de decisiones.
- Manejo de múltiples fondos, numerosas cuentas bancarias y visibilidad en tiempo real de la situación fiscal del Municipio.
- Lograron incrementar sus recaudos aún en época de Pandemia, Huracanes y Terremotos gracias a VIRTUAL COLLECTOR.
- El Municipio utilizó la herramienta para tener los datos necesarios para tomar el control del Presupuesto y Finanzas Municipales, eliminando totalmente el déficit operacional, logrando en dos años un Superávit y la seguridad de reprogramar parte del mismo para el ornato y embellecimiento de la ciudad.
- Lograron la recuperación de fondos e incrementar ingresos municipales.
- Obtuvieron oportunidad de tener herramientas para dar seguimiento y lograr los objetivos trazados.
Ventajas utilizando las soluciones de Granicus
- La solución de manejo de casos, STREAMLINE, desarrollada por Granicus, anteriormente Rock Solid Technologies, es de fácil manejo, ya que facilita el proceso de toma de decisiones.
- El usuario se encuentra con un sistema amigable y familiar que continuamente es actualizado por el equipo de Granicus.
- La experiencia que tiene la compañía en la industria y el profesionalismo de los empleados facilitó la toma de decisión del Municipio.
- El servicio y la calidad de recursos de atención al cliente.
- Fácil manejo y disponibilidad de adiestramiento.
- El equipo responde a solicitudes del cliente que benefician y aportan a los demás Municipios.
- Innovación.
Implementación
Al momento del comienzo de operaciones de esta administración la implementación de los Módulos de Contabilidad y Recursos Humanos se había realizado. Pero en esta administración se implementaron mejoras como el Flujo de Trabajo y todo lo que el mismo incluye. Se comenzó a utilizar el módulo de activos fijos y todas las herramientas que provee. En adición incluyeron el Registro de Licitadores cuya implementación culminó y están fomentando su utilización. Granicus los ha llevado de la mano en todo el proceso.
En todo el proceso de implementación y desarrollo el personal de Granicus, anteriormente Rock Solid, orientó e incluso colaboró como recurso para orientar a los ciudadanos y se han mantenido actualizando información en todo momento.
El valor añadido de incluir los recursos para mercadear soluciones han sido de gran beneficio para el éxito del Municipio Autónomo de Ponce.
