Llega la transformación digital a las subastas públicas de los municipios de Puerto Rico
El Municipio Autónomo de Caguas utilizó como guía la ley federal Freedom of Information Act para adoptar a la ciudad una nueva política pública enfocada en atender la transparencia y rendición de cuentas. Esta política municipal busca promover una cultura de buen gobierno, reconocer el derecho a la información pública, establecer los procedimientos para que realmente haya acceso a esa información pública y crear los espacios de colaboración entre el sector público, la sociedad civil y el sector privado. La administración municipal se dio a la tarea de buscar las mejores prácticas a nivel internacional para garantizar el cumplimiento de la nueva política establecida, de ahí surge el nuevo portal de Registro Electrónico de Proveedores y Subastas en líneas (REPSEL) desarrollado con el producto de STREAMLINE de Rock Solid Technologies, ahora parte de Granicus. Este portal ha sido reconocido por el Centro de Gobernanza Pública y Corporativa, una entidad sin fines de lucro que se encarga de evaluar la rendición de cuentas y transparencia de las organizaciones públicas de Puerto Rico.
Los retos y complicaciones que enfrenta el municipio, al igual que otras ciudades en la isla, es la alta demanda de empresas de construcción lo que las hace limitadas y hasta inaccesibles. También se ven afectados por escasez de mano de obra, bienes y servicios impactados por la pandemia, alza en los costos provocado por aumento en la demanda, aumento en el petróleo, alza salarial federal y procesos altamente burocráticos y en su gran mayoría manuales. Todos estos retos mencionados impactan y surge una baja participación en los procesos de subastas por parte los licitadores.
La ciudad tiene como misión “Proveer al pueblo acceso a servicios de calidad en forma creativa y efectiva, mediante el uso óptimo de los recursos y la participación activa de la ciudadanía”. Y la visión del municipio es “Caguas Nuestro Nuevo País, una ciudad vibrante, segura, bella y ordenada, sostenible, saludable, culta y moderna, tecnológicamente avanzada, solidaria en su convivencia, económicamente dinámica, competitiva, orgullosa de ser la mejor. Centro y Corazón de Puerto Rico.” Esto define la necesidad que tiene la organización pública de buscar todas las alternativas disponibles para ofrecer servicios de calidad a los ciudadanos.
En el trayecto de implementar el proyecto de transparencia y al mismo tiempo enfrentando los desafíos antes mencionados, el equipo de Rock Solid, ahora Granicus, presentó el producto de STREAMLINE que dentro de sus capacidades está la automatización de procesos, manejo de documentos con elementos de seguridad, portales cibernéticos, todos integrados con Microsoft Power BI, herramienta de paneles gráficos de inteligencia de negocios para análisis en la toma de decisiones.
Una vez identificada la plataforma de STREAMLINE para desarrollar el Módulo de Registro de Licitadores y Módulo de Subastas Públicas, se redefinen los procesos actuales para lograr una mayor optimización de las herramientas, recursos y procesos. Ahora el municipio ofrece un portal de auto servicio en el cual interactúan los proveedores de bienes y servicios interesados en realizar negocios con el municipio, los funcionarios y empleados a cargo de los procesos de compras y subastas, y también los ciudadanos ya que tendrán visibilidad de todas estas transacciones a través del portal de transparencia.
El nuevo proceso es digital e intuitivo tanto para los empleados municipales como para los proveedores. El portal cuenta con dos módulos esenciales. El primer Módulo es el de Registro de Licitadores. Aquí los licitadores interesados pueden registrarse ingresando su información general, como lo es el nombre de su negocio, dirección teléfono, tipo de empresa, sus números de identificación como el seguro social, registro de comerciante, registro de estado, Unique Entity ID (SAM Number), este último requerido para aquellos interesados en competir para contratos a ser financiados con fondos federales, información sobre los bienes y servicios que ofrece e información sobre él o las personas autorizadas a actuar en representación de la empresa, entre otras.
Al entrar esta información, automáticamente forma parte del registro oficial de licitadores, lo que les brinda el beneficio de recibir a través de la plataforma y vía correo electrónico notificaciones de todos los avisos de subastas que publique el municipio. También los licitadores registrados serán la primera opción de contacto del municipio para aquellas compras que requieran ser adjudicadas mediante la obtención de cotizaciones o para aquellos servicios que estén exentos de todo requisito de competencia. A diferencia del Registro Único de Licitadores de la ASG, inscribirse en REPSEL es un trámite libre de costo. Además, de manera opcional, los registrados podrán someter y actualizar electrónicamente todos los documentos que se requieren para hacer negocios con entidades gubernamentales en Puerto Rico, tales como documentos credenciales, certificaciones de cumplimiento y certificaciones de deudas. Los licitadores que opten por presentar sus documentos a través de REPSEL serán debidamente cualificados por personal de la Oficina de Compras y Subastas y tendrán la facilidad de contar con una Certificación que les acredite el cumplimiento con los requisitos de contratación a nivel municipal. Al contar con dicha Certificación, los licitadores no tendrán que someter reiteradamente todos los documentos cada vez que una dependencia municipal les otorgue un contrato o cada vez que vaya a tramitarse un desembolso. Dicha certificación tendrá una vigencia de un (1) año, salvo a ciertas excepciones y en caso del Municipio Autónomo de Caguas será libre de costo.
El segundo: Módulo de Subastas Públicas, fue diseñado para automatizar todo el proceso subastas del municipio. También los licitadores podrán descargar los pliegos a través de la plataforma, y de igual forma podrán someter sus propuestas. Fue diseñado para asegurar que las propuestas que sometan electrónicamente y los licitadores permanezcan en archivos cifrados o encriptados, de manera que no puedan ser leídas hasta el día y hora exacta en que se celebre la subasta, y justamente cuando al menos tres miembros de la Junta de Subastas ingresen al sistema y autoricen la apertura de las propuestas. A través del sistema, los licitadores también recibirán alertas y notificaciones sobre las fechas de vencimiento de sus documentos, confirmaciones de que sus propuestas fueron debidamente radicadas, los informes de evaluación de propuestas realizados por los oficiales municipales y hasta las notificaciones de adjudicación. Por otra parte, los funcionarios y empleados del municipio contarán, de forma automática, con un expediente digital de cada subasta, lo que facilitará y agilizará el proceso de evaluación y adjudicación. Asi mismo, el personal gerencial podrá contar con dashboards e informes ejecutivos predefinidos para realizar análisis, evaluar los procesos y el desempeño y tomar las decisiones y acciones correctivas que correspondan.
La nueva tecnología y política pública implementadas ayudan a brindar un mejor servicio a la comunidad y a la administración municipal logrando agilizar procesos, y mantener informados a los residentes. REPSEL, desarrollado en STREAMLINE, permite que todos los expedientes de subastas trabajados electrónicamente estén disponibles para el escrutinio de la ciudadanía en general a través de la página de Internet caguas.gov.pr, en cumplimiento con la política de transparencia y rendición de cuentas del Municipio Autónomo de Caguas.
La respuesta de los licitadores ha sido mejor de lo que se esperaba, esto se ha reflejado en el aumento de participación y entrega de propuestas en las subastas. A su vez la comunicación que hemos recibido de parte de ellos, su feedback ha sido:
“Los costos de implementación y licencias son sumamente razonables si los comparamos con otras plataformas en el mercado diseñadas para estos mismos usos. En segundo lugar, el tiempo de implementación es relativamente corto. En nuestro caso, la implementación duró de dos a tres meses, y en este sentido hay que destacar la capacidad del equipo de Rock Solid, ahora parte de Granicus, personas que de por sí y por razones obvias ya tienen mucho conocimiento y experiencia en cuanto al funcionamiento de los municipios y las regulaciones que les aplica.
En tercer lugar, el funcionamiento y el “look and feel” de la plataforma son muy amigables, lo que facilita grandemente la adaptación y el proceso de aprendizaje de los usuarios.
Y, por último, y es algo que para nosotros fue un factor determinante, es que la plataforma nos brinda la oportunidad de desarrollar otras instancias, a través del mismo mecanismo de registración. Por ejemplo, con la misma base podemos desarrollar portales de servicio para automatizar, por ejemplo, los programas de donativos a entidades sin fines de lucro, los programas de donativos a pequeñas y medianas empresas, el registro interno de contratos, el manejo de correspondencia, entre muchas otras funciones.” Menciona Víctor Coriano, Secretario de Administración Municipal
