La situación que la agencia ha tenido es que año tras año ven que su presupuesto se reduce y la cantidad de personal en la oficina también. Esto se combinó con el hecho de que ellos perdieron dos bases de datos, la primera no pudieron recuperar nada y la segunda tenían acceso limitado y en constante riesgo de que se perdiera toda la información. El personal reducido y dependencia de hacer todo en papel por las limitaciones tecnológicas puso la Comisión en una situación precaria que afectaba la operación todos los días, algunos de los retos que vivían a diario eran:
El proceso de implementación fue manejable, hubo mucho intercambio de información, pero todo trascurrió según el plan establecido, no hubo retrasos o mayores complejidades. La implementación se completó en menos de 8 meses.
Luego de la implementación, CIPA logró habilitar a los querellantes y los representantes legales a presentar querellas, documentación, mociones y otros en línea. Proveeyendo una ventana de 24/7 a los querellantes para comenzar un proceso, además de la flexibilidad a los querellantes de ejecutar acciones a través de todo el proceso, desde cualquier lugar sin la dependencia de ir a la oficina. Para el equipo de la Comisión, esto representa eficiencia al momento de presentar la querella porque disminuye el “data entry”. El querellante comienza el proceso desde un portal de auto servicio en línea y ahí se le solicita toda la información y documentación necesaria, otro beneficio para nuestro equipo ya que ninguna querella llega con documentación incompleta. A pesar de que se visualiza llegar a un punto en el que se elimine por completo los expedientes físicos, al momento la ley pide que sean conservados.
Hubo dos factores determinantes para escoger a Granicus:
La Ley Núm. 32 no solo establece el derecho apelativo ante CIPA del funcionario con capacidad de arresto, sino que le extiende también al ciudadano el derecho de apelar el castigo impuesto al funcionario o la exoneración de éste, determinados por la autoridad nominadora y con lo cual el ciudadano no está conforme.
