A pesar de los avances tecnológicos que mejoran y permean la vida del siglo 21, muchos municipios en Puerto Rico aún enfrentan desafíos. Uno de los mayores es la integración de la tecnología para agilizar los procesos administrativos. Una estrategia que algunas ciudades han utilizado para aumentar el crecimiento económico es manejar sus municipios como empresas. Al hacer esto, dan prioridad a sus ciudadanos y les tratan como clientes (a diferencia de la forma en la que operan la mayoría de las entidades gubernamentales), creando así una cultura sistemática de servicio.
Pero, ¿cómo han logrado estas ciudades hacer esto? Mediante la implementación de la tecnología en sus procesos y operaciones administrativas del día a día. Algunos de ellos han identificado soluciones tecnológicas que han ayudado a aumentar los ingresos, maximizar los recursos, mejorar la planificación y optimizar las operaciones. Estas soluciones han sido cruciales en la creación de plataformas administrativas exitosas.
Algunas ciudades han evolucionado de la era en donde los procesos eran manuales a la nueva era digital. Por ejemplo, un municipio situado en el centro de Puerto Rico carecía de los canales adecuados para atender las quejas, solicitudes de servicio y sugerencias, lo que provocaba descontento entre los ciudadanos. Para mejorar los servicios, la ciudad decidió implementar un sistema de Rock Solid, ahora parte de Granicus, para manejar los servicios de gestión al ciudadano, basado en Microsoft Dynamics CRM. Ahora, cuando los ciudadanos envían solicitudes digitales para servicios de la ciudad (que no sean de emergencia), el nuevo sistema gestiona todo el proceso de principio a fin. Gracias a la tecnología, este municipio ha sido capaz de ofrecer un servicio innovador y de alta calidad a sus ciudadanos al brindarle servicios de forma rápida y transparente. El municipio también ha reducido sus costos operacionales debido a que los departamentos son capaces de trabajar con menos empleados. En fin, el municipio logró su objetivo de transformarse de una ciudad centrada en servicios, a una ciudad centrada en el ciudadano.
Otra área importante donde la tecnología ha sido crucial para el desarrollo económico de una ciudad, ha sido en la administración de los procesos relacionados con su ciclo contable. Otro municipio de Puerto Rico, ubicado en la región centro-sur de la isla, implementó una solución de Rock Solid con gran éxito. El sistema de gestión de recaudaciones, basado en Microsoft Dynamics GP, les permite a los empleados municipales manejar todos los aspectos de sus procesos financieros y contables, incluyendo requisiciones, compras, cuentas por pagar, entre otros. Ahora, con una mínima intervención manual, los empleados municipales tienen un proceso de recaudaciones más fiable, preciso y seguro.
Una gran parte del éxito de un municipio esta en su capacidad para determinar qué tan significativos son sus ingresos. Es importante tener un sistema fiable para llevar a cabo una tarea tan importante. Luego de muchos años realizando esta tarea a través de procesos manuales una ciudad en el noroeste de Puerto Rico se vio obligada a buscar un sistema que mejorara la forma en que recaudaban sus ingresos. Se implementó una solución basada en Microsoft Dynamics GP para manejar eficazmente todos los aspectos de sus procesos de recaudaciones, incluyendo los procesos relacionados con las transacciones de entrada, impuesto sobre las ventas municipales y las licencias comerciales, entre otros. Como resultado, los ciudadanos ya no tienen que esperar hasta dos meses para recibir sus licencias de negocios, ya que las licencias se pueden imprimir al instante y todo el proceso se puede completar en cuestión de minutos a través de la nueva solución. Este municipio tiene ahora un mayor control sobre la recaudación de ingresos, procesos automatizados, contabilidad más precisa y costos administrativos más bajos.
Como se puede ver, la tecnología actual ha permitido a muchos gobiernos locales integrar nuevas herramientas para beneficio de sus operaciones y de los ciudadanos. Estas ciudades inteligentes saben cómo evolucionar y adaptar su visión de manera que sus ciudadanos estén satisfechos con los servicios que se les brindan y estén orgullosos de la innovación y el crecimiento tecnológico de la ciudad en la que viven.
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